Política de privacidad

1. Quién es responsable del tratamiento

Esta política describe cómo Domus, sociedad anónima en formación (República de Costa Rica), operada por su fundador mientras se completa el proceso de constitución, trata los datos personales en la plataforma disponible en domusapps.com y en su aplicación instalable (el «Servicio»). Una vez inscrita la sociedad, esta asumirá la posición de responsable en los mismos términos de esta política.

Para cualquier consulta o solicitud sobre sus datos personales, escríbanos a support@domusapps.com. Los correos transaccionales del Servicio se envían desde noreply@domusapps.com, una dirección que solo envía y no recibe respuestas.

Cuando una comunidad (condominio, residencial o empresa administradora) registra en el Servicio datos de sus residentes, visitantes o personal, esa comunidad actúa como responsable de esos datos y Domus actúa como encargado del tratamiento: los procesamos únicamente para prestar el Servicio y según las instrucciones de la comunidad. Respecto a los datos de las cuentas de usuario y de la facturación del plan de Domus, Domus actúa como responsable.

Si lo que busca es eliminar su cuenta, vaya directamente a la sección 11. Cómo eliminar su cuenta.

2. Datos que tratamos

Lo que tratamos depende de su rol en la comunidad. Una misma persona puede tener varios roles (por ejemplo, residente y junta directiva).

Toda persona con cuenta

• Nombre completo, correo electrónico y contraseña. La contraseña la guarda nuestro proveedor de autenticación en forma de hash, nunca en texto plano.
• Número de teléfono con su código de país. Es obligatorio al crear la cuenta, porque la caseta y la administración lo usan para contactarle y porque es el número al que llegan los avisos por WhatsApp. Después puede cambiarlo o borrarlo en Mi cuenta.
• Canal de contacto preferido, idioma y, si decide subirla, una foto de perfil.
• La fecha y hora en que aceptó esta política al crear la cuenta.
• Las comunidades a las que pertenece, sus roles en cada una y, si es residente, su filial.
• Las notificaciones que el Servicio le muestra dentro de la aplicación.

Residentes

• Pases de visita que usted crea: nombre de la visita, tipo de pase, vigencia u horario y código de acceso; si usted los agrega, también el número de cédula o identificación de la visita y la placa del vehículo.
• Solicitudes de autorización de ingreso que la caseta le envía y su respuesta (aprobada o rechazada).
• Estado de cuenta de su filial: cuotas, saldos, pagos, método de pago, referencias de pago y comprobantes.
• Reservas de amenidades.
• Solicitudes de mantenimiento: título, descripción, fotos que adjunte, comentarios y la calificación que dé. Las fotos se guardan tal como usted las sube, incluidos los metadatos que la imagen traiga.
• Votos en asambleas: la moción, su filial, el coeficiente de la filial y quién emitió el voto.
• Paquetes recibidos en la caseta para su filial.
• Personal doméstico registrado para su filial.

Administración y junta directiva

• Los datos de la comunidad que cargan: filiales y coeficientes, cuotas y saldos, comunicados, documentos (reglamentos, actas), amenidades y sus reglas, contactos de la comunidad y el directorio de proveedores de servicios.
• Los correos de las personas que invitan, junto con la filial y el rol asignados.
• Sus acciones administrativas, que quedan en una bitácora de auditoría (por ejemplo: pagos registrados, exportaciones, invitaciones, cambios de rol y cambios del plan).
• Si la comunidad contrata un plan de Domus: el nombre y el correo de quien lo contrata, el plan elegido, su vigencia y las referencias de pago.

Oficiales de seguridad

• Los registros que hacen en la consola de caseta (entradas y salidas, validación de pases, solicitudes de autorización, paquetes recibidos y entregados, entradas y salidas del personal) quedan asociados a su usuario y con la hora en que ocurrieron.

Personas sin cuenta en Domus

Algunas personas nunca crean una cuenta, pero sus datos pueden quedar registrados por la comunidad:

• Visitantes: nombre, filial que visitan, fecha y hora de entrada y salida y, cuando la persona residente o el oficial lo anotan, número de cédula o identificación, placa del vehículo y una nota breve. Estos datos quedan en los pases, en las solicitudes de autorización y en la bitácora de la caseta.
• Personal doméstico y de servicio: nombre, cargo, código de acceso, horario, filial para la que trabaja y la hora de cada entrada y salida.
• Personas invitadas que aún no crean su cuenta: correo electrónico, filial y rol.
• Destinatarios de paquetes: nombre y empresa de transporte.
• Proveedores del directorio de servicios: nombre, teléfono y notas que agregue la administración.

La comunidad que registra estos datos es la responsable de ellos. Si usted es una de estas personas y quiere consultar, corregir o eliminar sus datos, puede dirigirse a la administración de la comunidad o escribirnos (sección 12).

Datos técnicos y de soporte

• Si activa las notificaciones en un dispositivo: la dirección de entrega que asigna su navegador, las claves para cifrar los avisos, la identificación del navegador (user agent) y las fechas de alta y último uso.
• Registros técnicos que generan automáticamente nuestros proveedores de hospedaje y autenticación, como la dirección IP, el navegador y la fecha y hora de cada solicitud, necesarios para la seguridad y el diagnóstico del Servicio.
• Contadores temporales que limitan los intentos repetidos de ciertas acciones (asociados a su usuario o a su correo).
• El contenido de las conversaciones de soporte que usted inicie.

Lo que no recopilamos

• No pedimos su ubicación ni accedemos a sus contactos.
• La cámara solo se usa en la consola de caseta para leer el código QR de un pase. La imagen se procesa en el propio dispositivo y no se envía ni se guarda.
• No usamos herramientas de analítica ni de publicidad de terceros.

3. Quién puede ver sus datos

• La administración y la junta directiva de su comunidad ven el padrón (nombre, correo, teléfono y foto de las personas miembros), las finanzas de todas las filiales, la bitácora de la caseta, los votos por filial y la bitácora de auditoría. La administración puede exportar el padrón, las cuotas y las solicitudes en archivos CSV.
• Los oficiales de seguridad ven los pases activos, las solicitudes de autorización y la bitácora de la caseta. Para poder comunicarse con usted, el buscador de la caseta les muestra el nombre, el teléfono y la foto de las personas residentes, junto con su filial. Los oficiales no tienen acceso a cuotas, pagos ni reportes.
• Las demás personas residentes no ven su perfil ni los datos de su filial. Las personas registradas en una misma filial comparten los pases y el estado de cuenta de esa filial.
• Su foto de perfil se guarda en un almacenamiento público: cualquier persona que tenga el enlace directo a la imagen puede verla, aunque ese enlace solo aparece dentro de la aplicación. Antes de subirla, la foto se recorta y se reduce en su dispositivo.
• Los pases de visita se comparten con un enlace. Quien tenga ese enlace puede ver el pase: nombre de la visita, filial, comunidad, vigencia y, si se anotaron, la cédula y la placa. Si usted comparte el pase por WhatsApp u otra aplicación, ese envío lo hace usted desde su propia cuenta en esa aplicación.
• Domus accede a los datos de las comunidades solo en la medida necesaria para operar el Servicio, dar soporte y resolver problemas técnicos.

4. Para qué usamos los datos

• Prestar el Servicio: autenticación, módulos de la plataforma y su operación diaria.
• Seguridad de la comunidad: control de accesos, pases, solicitudes de autorización y la bitácora de la caseta.
• Administración de la comunidad: cuotas, pagos, reservas, solicitudes, comunicados, asambleas y votaciones, paquetería y personal.
• Comunicaciones del Servicio (invitaciones, avisos, recordatorios y confirmaciones) por correo, WhatsApp y notificaciones en el dispositivo. Nunca contienen publicidad.
• Cobro del plan de Domus y cumplimiento de obligaciones tributarias.
• Seguridad del Servicio, prevención de abusos, soporte técnico y corrección de errores.

No vendemos datos personales, no los cedemos a terceros para sus propios fines y no los usamos para publicidad.

5. Consentimiento y carácter de los datos

Al crear su cuenta usted marca una casilla en la que acepta esta política y el tratamiento de sus datos personales, incluido su procesamiento en servidores fuera de Costa Rica, conforme a la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales. Sin esa aceptación no es posible crear la cuenta. Guardamos la fecha y hora en que la otorgó.

• Datos obligatorios: nombre, correo, contraseña y teléfono. Sin ellos no podemos crear la cuenta ni avisarle de lo que pasa en su comunidad.
• Datos opcionales: foto de perfil, la cédula y la placa de una visita, las fotos de una solicitud y las notas. Si no los da, el Servicio funciona igual; por ejemplo, sin cédula ni placa la caseta identifica a la visita solo por su nombre y su código.
• Datos que registra la comunidad (visitantes, personal, padrón, finanzas): los trata la comunidad para su administración y su seguridad, y Domus los procesa por su cuenta.

Puede revocar su consentimiento en cualquier momento, sin efecto retroactivo, eliminando su cuenta (sección 11) o escribiéndonos. Revocarlo implica que ya no podrá usar el Servicio con esa cuenta.

6. Encargados y proveedores

Para operar el Servicio usamos los siguientes proveedores, que tratan datos por cuenta de Domus y bajo sus propios términos de servicio y de tratamiento de datos:

• Vercel: hospedaje del sitio y de la aplicación. Todas las solicitudes a domusapps.com pasan por su infraestructura, incluida la dirección IP y el contenido que se envía o se muestra.
• Supabase: base de datos, autenticación, almacenamiento de archivos y actualizaciones en tiempo real. Guarda todos los datos descritos en la sección 2, incluidas las fotos y los documentos.
• Resend: envío de correos transaccionales. Recibe el correo del destinatario, el asunto y el contenido del mensaje: invitaciones, comunicados, convocatorias de asamblea, recordatorios de cuota y avisos de cobro fallido del plan. Los correos de confirmación de cuenta y de restablecimiento de contraseña los genera Supabase, directamente o a través de Resend.
• Meta (WhatsApp Cloud API): avisos por WhatsApp a las personas residentes. Recibe el teléfono del destinatario y los datos del mensaje: por ejemplo, el nombre de la visita y de la comunidad, el nombre de la persona residente, el título de un comunicado o de una asamblea, o las fechas de una cuota.
• Servicios de notificaciones de los navegadores: si usted activa las notificaciones, el aviso se entrega a través del servicio del fabricante de su navegador (por ejemplo, Google para Chrome y Android, Apple para Safari en iPhone, iPad y Mac, Mozilla para Firefox o Microsoft para Edge). Domus usa el estándar Web Push: el servicio recibe la dirección de entrega de su dispositivo y el aviso viaja cifrado.
• ONVO Pay: procesamiento de pagos en línea, por dos vías separadas:
  • Cuotas de la comunidad: cuando una persona residente paga en línea, el cobro se hace en la cuenta de ONVO de su propia comunidad, no en la de Domus. Para preparar el pago, Domus envía a ONVO el monto, el concepto, la filial y el nombre, correo y teléfono de quien paga.
  • Plan de Domus: cuando una comunidad paga su plan, el cobro se hace en la cuenta de ONVO de Domus. Domus envía el nombre y el correo de quien contrata.
  En ambos casos los datos de la tarjeta se ingresan directamente en la página o el formulario de ONVO. Domus nunca recibe ni almacena números de tarjeta; solo recibe la referencia y el estado del pago.

7. Datos fuera de Costa Rica

Varios de estos proveedores procesan los datos fuera de Costa Rica. La base de datos y los archivos del Servicio se alojan en servidores de Supabase en los Estados Unidos, y Vercel, Resend, Meta y los servicios de notificaciones de los navegadores operan infraestructura internacional. Por eso, al crear su cuenta le pedimos su consentimiento expreso para que sus datos se procesen en servidores fuera de Costa Rica.

8. Notificaciones y cómo desactivarlas

• Notificaciones en el dispositivo: solo llegan si usted las activa en Mi cuenta → Notificaciones → «Activar en este dispositivo». Para desactivarlas, use «Desactivar en este dispositivo» en esa misma tarjeta, con lo que también borramos el registro de ese dispositivo, o bloquee las notificaciones de domusapps.com en la configuración de su navegador o teléfono.
• WhatsApp: los avisos (visita en la caseta, solicitud de autorización, paquete recibido, cuota generada, comunicado y convocatoria de asamblea) se envían al teléfono de su perfil cuando la función está activa. Para dejar de recibirlos, borre su teléfono en Mi cuenta o escríbanos. Tenga en cuenta que sin teléfono la caseta tampoco podrá llamarle.
• Correo: los correos del Servicio son transaccionales (invitaciones, comunicados, convocatorias y recordatorios). Si no desea recibirlos, escríbanos.

9. Cookies y almacenamiento en su dispositivo

Domus solo usa cookies y almacenamiento local necesarios para funcionar. No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros. Si no ha iniciado sesión, el sitio público no guarda cookies, salvo la de idioma si usted lo cambia.

Cookies

• sb-…-auth-token: mantiene su sesión iniciada. Se borra al cerrar sesión.
• domus-active-community: recuerda cuál de sus comunidades está viendo (un año).
• domus-locale: recuerda el idioma elegido (un año).
• sidebar_state: recuerda si el menú lateral está abierto o cerrado (siete días).

Almacenamiento local del navegador

• theme: tema claro u oscuro.
• domus-push-banner-dismissed y domus-push-changed: recuerdan si cerró la invitación a activar notificaciones y sincronizan ese estado entre pestañas.
• domus-install-dismissed: recuerda si cerró el aviso para instalar la aplicación.
• domus-tour-…: recuerda qué guías de primera visita ya vio.
• domus-gate-cache y domus-gate-queue: solo en el dispositivo de la caseta. Guardan una copia de los pases activos de la comunidad (nombre de la visita, filial, código, vigencia y, si se anotaron, cédula y placa) y los movimientos pendientes de sincronizar, para que la caseta funcione sin conexión. La copia se reemplaza en cada sincronización y se borra al cerrar sesión o al cambiar de comunidad. Antes de borrarla, Domus intenta sincronizar los movimientos pendientes; si alguno no se pudo enviar, se le pregunta al oficial antes de descartarlo.

Además, la aplicación instala un service worker que guarda archivos de la aplicación y la última versión cargada de la consola de caseta, para que pueda abrirse sin conexión; esa copia de la consola también se borra al cerrar sesión. Cuando una persona administradora activa la renovación automática del plan, la página carga el formulario de pago de ONVO, que se rige por las políticas de ONVO.

10. Conservación de los datos

• Datos de su cuenta: mientras su cuenta exista. Al eliminarla se borran de inmediato, como se explica en la sección 11.
• Registros de la comunidad (pases, bitácora de la caseta, finanzas, reservas, solicitudes, comunicados, documentos, votos y bitácora de auditoría): se conservan como historial de la comunidad mientras esta use Domus. Hoy el Servicio no los elimina automáticamente después de un plazo determinado.
• Si la comunidad deja Domus: los datos no se eliminan automáticamente cuando una prueba o un plan termina. La administración puede exportar sus datos (padrón, cuotas y solicitudes en CSV) o pedirnos una exportación, y puede eliminar la comunidad desde Configuración → Zona de peligro → «Eliminar comunidad», lo que borra de forma permanente todos sus registros y archivos. Según los Términos de Servicio, los datos de una prueba gratuita que no se convirtió en suscripción pueden eliminarse después de al menos 60 días.
• Registros técnicos de los proveedores: según los plazos de cada proveedor.

En cualquier momento puede pedirnos la eliminación de datos que ya no sean necesarios (sección 12).

12. Sus derechos (Ley 8968)

La Ley 8968 y su Reglamento le reconocen, entre otros, los siguientes derechos, que puede ejercer de forma gratuita:

• Acceso: saber si tratamos datos suyos, cuáles, con qué fin y qué uso se les ha dado.
• Rectificación y actualización de datos inexactos o incompletos. Buena parte puede corregirla usted mismo en Mi cuenta.
• Supresión o eliminación de sus datos, cuando no deban conservarse.
• Revocación del consentimiento, sin efecto retroactivo.
• Consentir o no la cesión de sus datos a terceros.

Para ejercerlos, escriba a support@domusapps.com indicando su nombre, el correo de su cuenta (si tiene una), su comunidad, qué derecho desea ejercer y un medio para recibir la respuesta. Si la información no alcanza para atender la solicitud, podremos pedirle una sola vez los datos que falten. La ley establece un plazo de cinco días hábiles para resolver, contado desde el día siguiente a la recepción de la solicitud.

Si la solicitud se refiere a datos que controla una comunidad (por ejemplo, su registro como residente o los datos de una visita), la trasladaremos a la administración correspondiente y le ayudaremos a atenderla. Las personas sin cuenta, como visitantes o personal, también pueden escribirnos.

Si considera que no se respetaron sus derechos, puede presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

13. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos, entre ellas:

• Conexiones cifradas (HTTPS) en todo el Servicio.
• Contraseñas guardadas con hash, nunca en texto plano.
• Separación de los datos por comunidad y por rol aplicada en la propia base de datos, no solo en la interfaz.
• Documentos y fotos de solicitudes en almacenamiento privado, que se entregan con enlaces temporales a quien tiene permiso.
• Las claves de pago de cada comunidad se guardan solo del lado del servidor y nunca se envían al navegador.
• Límites de intentos en acciones sensibles.
• Una bitácora de auditoría de acciones administrativas, que pueden consultar la administración y la junta.

Recomendamos que la consola de caseta se use en un dispositivo dedicado a esa función, porque guarda una copia de los pases activos para funcionar sin conexión (sección 9).

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera una vulneración de seguridad que afecte sus datos, la notificaremos a las personas afectadas y a las autoridades cuando corresponda, conforme a la Ley 8968 y su Reglamento.

14. Menores de edad

El Servicio está dirigido a personas adultas (administración, residentes y personal) y no está pensado para que menores de edad creen cuentas. Los datos de menores solo deben ser registrados por la administración o por sus representantes legales cuando sea necesario para la operación de la comunidad, por ejemplo, el nombre de una visita menor de edad en un pase.

15. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Si el cambio es sustancial, lo notificaremos por correo o dentro de la plataforma antes de que entre en vigor. La fecha de «última actualización» al inicio indica la versión vigente.

16. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta política o sobre el tratamiento de sus datos, escríbanos a support@domusapps.com. Vea también nuestros Términos de Servicio.